Comment effectuer la régularisation des charges locatives ?
Qu’est-ce que la régularisation des charges ?
La régularisation des charges locatives consiste à calculer la différence entre le montant des provisions sur charges réglées 💰 par le(s) locataire(s) au cours de l’année et les dépenses réelles réglées par le bailleur 🧾
Quelles charges peuvent-être régularisées ?
Parmi les charges récupérables, il y a : l'eau, le chauffage, le nettoyage des communs 🧹, la maintenance de l’ascenseur, la rémunération du gardien etc…). À ces charges peuvent être ajoutées la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.
La régularisation des charges locatives peut être faite une fois par an suite à l’approbation des comptes de la copropriété en assemblée générale et après réception du décompte de charges. Ce document doit vous être transmis par votre syndic.
Si votre copropriété est en syndic coopératif avec Matera, vous pouvez retrouver les documents de régularisation sur votre espace copropriétaire dans l’onglet Mon compte > Locataires > Charges récupérables.
Si votre bien n'est pas situé en copropriété, alors la régularisation peut être faite une fois l'année civile terminée, c'est-à-dire après le 31 décembre.
❗ATTENTION❗
Il n’est pas possible de procéder à la régularisation des charges auprès du/des locataire(s) lorsque les charges sont facturées au forfait (cela concerne certains baux d’habitation meublés). En effet, la régularisation des charges est possible UNIQUEMENT si les charges sont facturées dans le bail sous forme de provisions.
Départ d’un locataire en cours d’année 🏃
Il est possible que le locataire quitte le logement en cours d’année et que les comptes de la copropriété n’aient pas encore été approuvés. Dans ce cas, précis, en tant que bailleur, vous êtes autorisé à conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attendant l’approbation des comptes. Une fois les comptes approuvés, vous pourrez restituer (ou non) le montant conservé selon le résultat du décompte de charges.
Quel est le délai pour régulariser les provisions pour charges ?
📜 Légalement, un propriétaire dispose d’un délai de 3 ans pour procéder à la régularisation les charges locatives, y compris après le départ du locataire. Selon l’article 7-1 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 :
Toutes actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par 3 ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer ce droit.
Ce délai s’applique donc aussi bien pour récupérer ou rembourser le trop-perçu des charges.
Quand envoyer la demande de régularisation au locataire ?
Il est nécessaire de prévenir le locataire de la régularisation en lui envoyant le détail de la régularisation, qui lui précise s’il a trop payé ou s’il doit encore de l’argent au propriétaire. Le document de régularisation doit idéalement être envoyé ✉️ un mois avant la régularisation. Si le locataire le demande, le propriétaire doit mettre à disposition du locataire l’ensemble des pièces justificatives des dépenses effectuées (factures, contrats….).
Comment faire ma régularisation avec Matera ?
Nous gérons le calcul de la régularisation et l’envoi du courrier de notification à votre locataire.
Pour nous le permettre, vous devrez au préalable compléter les informations manquantes et nécessaires au calcul de la régularisation.
➡️ Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet Régularisation des charges sur votre espace Matera gestion locative. Dans cet onglet, vous y trouverez la liste des régularisations à effectuer. Cliquez sur celle(s) à réaliser et suivez les étapes qui s'affichent à l'écran.
💡 Conseils pratiques
Si vous souhaitez effectuer la régularisation des charges d'une période non présente dans cet onglet, contactez-nous depuis le bouton messagerie en bas à droite de votre espace en précisant la période de régularisation souhaitée. Nous pourrons alors l'ajouter.
➡️ Après avoir cliqué sur la régularisation à effectuer, complétez l'étape Informations et documents.
➡️ Nous nous chargerons ensuite de calculer la régularisation. Une fois la régularisation prête, vous serez notifié par email de sa mise à disposition sur Matera. Vous pourrez alors la valider à l'étape Finalisation.
Lors de cette étape, si la régularisation des charges est importante et en votre faveur, vous aurez la possibilité de mettre en place un échéancier de paiement pour votre locataire et réévaluer le montant de ses provisions sur charges.
➡️ Par la suite, votre locataire recevra un courrier de notification et son solde sera mis à jour. En plus du courrier de notification, la régularisation sera reportée sur son prochain avis d’échéance, que cette dernière soit en sa faveur ou en sa défaveur.